Polisi Gwybodaeth Casgliadau
Datganiad Cenhadaeth
Pwrpas Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw gwarchod etifeddiaeth archifol y sir drwy gasglu, cadw, rhoi mynediad a hyrwyddo defnydd o'r archifau er mwyn cynnig profiadau a fydd yn cyfoethogi, ysbrydoli, addysgu yn ogystal â mwynhau.
Amcanion y Polisi Gwybodaeth Casgliadau
Prif amcan y polisi yw cyfleu sut y mae’r Gwasanaeth yn casglu a darparu gwybodaeth ynglŷn â’i gasgliadau. Dylid darllen y polisi hwn yn gyfochrog â pholisïau perthnasol eraill.
Statws Statudol a Chyfreithiol y Gwasanaeth
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn casglu yn unol â’r pwerau a roddwyd gan Ddeddfau Llywodraeth Leol 1962 a 1972 yn ogystal ag Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994.
Yn unol â’r cynllun wnaed oddi tan Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 mae’r gwasanaeth wedi trosglwyddo casgliadau a brofwyd i fod yn eiddo i Gonwy gyda chaniatâd eu hadneuwyr. Mae trosglwyddiadau o’r fath yn amodol ar yr egwyddor fod cyfanrwydd y grwpiau archifol yn cael eu cadw cyn belled ag y bo hynny yn ymarferol ac yn bosibl .
Mae swyddfeydd Gwasanaeth Archifau Gwynedd wedi eu dynodi fel mannau adneuo ar gyfer cofnodion cyhoeddus gan yr Arglwydd Ganghellor o dan y Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958.
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod fel man adneuo gan Gorff Cynrychioladol yr Eglwys yng Nghymru ac fe dderbynnir cofnodion sy’n ymwneud a’r ardal fel ag y diffiniwyd yn ei gytundeb â’r Gwasanaeth.
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod gan Feistr y Rholiau fel man adneuo swyddogol ar gyfer cofnodion Maenorol a’r Degwm o dan y Ddeddf Cyfraith Eiddo (Gwelliant), 1924 a’r Ddeddf Degwm, 1936.
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cydymffurfio â’r deddfwriaethau archifyddol diweddaraf gan gynnwys:
- Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958
- Deddf Llywodraeth Leol 1962
- Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
- Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018
- Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
- Rheoliadau Amgylcheddol 2004
Amrediad y wybodaeth sy’n cael ei gasglu
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn casglu gwybodaeth ar nifer o bwyntiau yn ystod cylch bywyd casgliad o’r pwynt cychwynnol pan ddaw’r adneuaeth i mewn hyd at y pwynt ble rhoddir mynediad cyhoeddus iddo. Mae’r polisi hwn yn egluro sut y mae’r wybodaeth yn cael ei gasglu yn ystod pob un o’r camau isod:
- Ar y pwynt adneuo ac yn ystod derbynodi.
- Yn ystod catalogio (gan gynnwys ychwanegiadau) a mynegeio.
- Drwy reolaeth lleoliad a symudiad.
- Ynglŷn â gofyn, defnydd a gwarediad.
- Ynglŷn â chyflwr a gweithredoedd cadwedigaeth a chadwraeth.
Derbynodi
Ers eu sefydlu y mae’r ddwy swyddfa sydd gan Wasanaeth Archifau Gwynedd wedi cadw cofrestrau derbynodi ar wahân, Archifdy Caernarfon ers 1948 ac Archifdy Meirionydd ers 1952. Mae’r rhain yn cofnodi statws cyfreithiol y casgliadau gan gynnwys manylion perchnogaeth a thelerau mynediad. Ers 2001 y mae pob derbyniad newydd hefyd wedi ei dderbynodi ar fasdata CALM.
Ers 1974 y mae’r Gwasanaeth wedi defnyddio Ffurflen Dderbynodi sydd yn cael ei chwblhau gan yr adneuwr. Mae’r wybodaeth yma yna yn cael ei fewnbynnu i fasdata CALM a hefyd yn cael ei ddefnyddio i gwblhau copi caled o’r gofrestr dderbynodi. Rhoddir eglurhad o’r Amodau Adneuo i bob adneuwr ac fe anfonir derbynneb a chopi o’r Amodau Adneuo at bob adneuwr. Mae’r Ffurflen Dderbynodi yn ogystal â chopi o’r dderbynneb yn cael ei gadw yn barhaol yn ogystal ag unrhyw ohebiaeth sy’n ymwneud â’r casgliad ac unrhyw ohebiaeth ddilynol neu ddogfennaeth berthnasol.
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cymryd rhan yn yr Arolwg Derbyniadau i Fannau Adneuo sydd yn cael ei gynnal gan yr Archifdy Gwladol yn flynyddol.
Catalogio a mynegeio
Ers 2001 mae pob adneuaeth wedi ei gatalogio ar fasdata CALM gan gydymffurfio a’r elfennau mandadol y Disgrifiad Archifol Safonol Cyffredinol Rhyngwladol gan Gyngor Rhyngwladol Archifau [ISAD(G)]. Cyn mabwysiadau’r safon ISAD (G) bu’r gwasanaeth yn defnyddio safon fewnol.
Catalogir derbyniadau mân wedi iddynt gael eu derbynodi. Mae pob casgliad sydd heb ei gatalogio yn cael ei nodi ar y Rhestr Ôl-groniad Casgliadau ac fe wneir penderfyniad ynglŷn â blaenoriaethau catalogio yn unol â’r gofyn, defnydd a maint y casgliad. Gwneir defnydd o’r wybodaeth yma wrth greu rhaglenni gwaith staff unigol. Defnyddir y wybodaeth yma yn ogystal er mwyn adnabod casgliadau a fyddai’n addas ar gyfer myfyrwyr o Brifysgol Bangor sydd yn treulio amser gyda’r Gwasanaeth fel rhan o’u Modiwl Lleoliad Gwaith.
Mae gan y Gwasanaeth gasgliadau mawr nad ydynt wedi eu catalogio ble mae angen edrych am nawdd ychwanegol i’w catalogio.
Mae ychwanegiadau at gasgliadau sydd yn bodoli yn barod yn cael eu hychwanegu at y casgliad gwreiddiol ond fe nodir yn glir yn y copi caled o’r catalog mai ychwanegiad yw’r adneuaeth.
Mae pob catalog yn cael ei fynegeio, gyda phob disgrifiad lefel eitem yn cael ei fynegeio yn ôl enw personol, plwyfi ac enwau lleoedd yn ogystal â phwnc gan ddilyn thesawrws pynciau mewnol sydd yn cydymffurfio’n fras â Rheolau'r NCA ar gyfer creu enwau personol, lleoedd a chorfforaethol.
Rheolaeth lleoliadau a symudiadau
Archebir pob dogfen drwy gwblhau Slip Cais am Ddogfen sydd yn nodi enw’r ymchwilydd yn ogystal â’u rhif tocyn CARN a rhif cyfeirnod y ddogfen. Cedwir Slipiau Archebu am gyfnod amhenodol.
Nodir lleoliadau'r casgliadau yn yr arweinlyfr lleoliad gydag arweinlyfr lleoliad ychwanegol ar gyfer y casgliadau lluniau a chynlluniau.
Benthycir rhai eitemau i’r Gwasanaeth Amgueddfeydd ar gyfer arddangosfeydd penodol ac fe gwblheir ffurflen fenthyciad yn ogystal ag arolwg cadwraeth cyn i’r eitem gael ei thynnu allan.
Mynediad
Ceir cyfyngiadau ar fynediad at rai casgliadau. Mae’r cyfyngiadau gan fwyaf yn gysylltiedig â’r manylion personol a geir yn y cofnodion. Nodir unrhyw gyfyngiadau yn y catalogau yn ogystal ag ar du allan i focsys neu unrhyw ddeunydd pacio eilradd perthnasol. Nid yw’r cyfyngiadau hyn yn gwahardd ymchwilwyr rhag cael mynediad at wybodaeth bersonol eu hunain drwy’rRheoliad Diogelu data Cyffredinol 2018. Mewn achosion o’r math yma mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn gofyn i’r unigolyn perthnasol gwblhau Ffurflen Gais Mynediad i Wybodaeth Bersonol. Cedwir y ceisiadau hyn gydag unrhyw wybodaeth gweinyddol arall sydd yn berthnasol i’r casgliad.
Dychwelyd
Nid yw’r gwasanaeth yn annog adneuwyr dynnu eu casgliad o’r Archifdai yn barhaol wedi i’r casgliad gael eu hadneuo. Fe wneir yn glir yn ystod y pwynt adneuo drwy’r Amodau Adneuo fod y gwasanaeth yn cadw’r hawl i godi tâl am unrhyw waith a wnaed ar y casgliad. Mae pob casgliad sy’n cael ei dynnu allan yn barhaol yn cael ei gofnodi yn y gofrestr dderbynodi ac yn y catalogau.
Wrth dynnu allan eitemau neu gasgliad o’r Archifdai am gyfnod neu yn barhaol bydd angen i’r adneuwr ddarparu cadarnhad ysgrifenedig a thystiolaeth adnabod yn ogystal â llenwi slipiau cais ar gyfer yr eitemau i gyd cyn cwblhau’r ffurflen ddychwelyd. Mae’r cadarnhad ysgrifenedig yn cael ei ffeilio gydag unrhyw wybodaeth arall sy’n berthnasol i’r casgliad ac fe gedwir y ffurflen ddychwelyd a’r slipiau cais am ddogfen gyda’i gilydd hyd nes y bydd yr eitemau yn cael eu dychwelyd a’r ffurflen yn cael ei ffeilio.
Gwaredu
Yn ystod y pwynt adneuo bydd y Gwasanaeth yn cadw at ei Bolisi Didoli a’i Amodau Adneuo a bydd felly yn:
- Asesu a dewis dogfennau nad ydynt o werth eu cadw yn barhaol fel y gallant gael eu dychwelyd neu eu gwaredu yn unol â dymuniad neu anghenion adneuwyr.
- Trosglwyddo grwpiau o archifau i fan adneuo mwy addas os teimlir y byddai’r dogfennau a’u defnyddwyr yn cael budd o’u hadleoli.
Mae’r wybodaeth uchod yn cael ei gofnodi ar y Ffurflen Dderbynodi a’i ffeilio.
Ail-ddidolir casgliadau sydd ar y Rhestr Ôl-groniad Casgliadau cyn iddynt gael eu catalogio. Dilynir siart llif ail-ddidoli ac mae unrhyw benderfyniadau ynglŷn â’r siart yn cael eu cyfleu i’r adneuwr mewn llythyr sydd yn egluro’r ail-ddidoli ac yn rhestru’r eitemau / casgliadau sydd i’w dychwelyd yn ogystal â ffurflen ail-ddidoli sydd yn gofyn i’r adneuwyr nodi eu bod yn cytuno fod y Gwasanaeth yn dychwelyd y deunydd, neu yn ei gasglu neu ei waredu. Mae’r llythyr a’r ffurflen yna yn cael eu ffeilio.
Cyflwr, cadwedigaeth a chadwraeth
Asesir cyflwr pob derbyniad newydd pan yr adneuir ac yn ystod y broses dderbynodi. Bydd unrhyw wybodaeth berthnasol yn cael ei nodi yn y gofrestr dderbynodi ac ar CALM. Bydd taflen waith gadwraeth yn cael ei chwblhau a’i rhoi i’r Swyddog Cadwraeth fel y gall y Swyddog Cadwraeth asesu’r deunydd a blaenoriaethu gwaith yn unol â’r rhaglen waith gadwraeth flynyddol. Bydd adroddiad cyflwr yn cael ei gwblhau cyn cychwyn unrhyw waith cadwraeth.